Wissensmanagement, das funktioniert – damit Wissen bleibt, auch wenn Menschen gehen

Wenn ein langjähriger Mitarbeitender das Unternehmen oder die Gemeinde verlässt, geht oft mehr verloren als nur eine Arbeitskraft. Es verschwindet etwas, das sich nicht so leicht messen lässt – implizites Wissen. Dinge, die nie aufgeschrieben wurden, weil sie „eh klar“ waren. Kontakte, Hintergründe, Abläufe. Und plötzlich steht man da und muss bei null anfangen.

Aber das muss nicht sein.

Das Problem: Wissen in Köpfen statt an Orten

In vielen Organisationen schlummern wertvolle Informationen: Wie funktioniert die Anmeldung fürs Ferienlager? Wer ist der richtige Kontakt bei der Kantonalbank? Welche Schritte sind bei der Budgetplanung wichtig?

Doch all das steckt oft in E-Mails, in Köpfen oder auf einzelnen Rechnern. Nicht selten gilt: Wer fragt, gewinnt – wer nicht fragt, verliert. Das macht Teams abhängig von Einzelpersonen. Und das erzeugt Stress, gerade in Urlaubszeiten oder bei Personalwechseln.

Warum ein zentrales Wissensarchiv Gold wert ist

Ein gutes Wissensmanagement ist wie eine Versicherung – man merkt erst, wie wichtig es ist, wenn man es braucht.

Ein zentrales, durchsuchbares Wissensarchiv…

• entlastet Mitarbeitende im Alltag,
• macht Einarbeitung einfacher,
• reduziert doppelte Arbeit,
• sorgt für Transparenz,
• und bewahrt wertvolles Erfahrungswissen.

Das bedeutet nicht, dass alles perfekt strukturiert sein muss. Wichtiger ist: Es muss auffindbar, verständlich und aktuell sein.

Tools und Strukturen für leichtes Wiederfinden

Nicht jede Lösung ist eine gute Lösung. Was bringt ein digitales Archiv, wenn niemand es nutzt? Die besten Tools sind die, die sich leicht in den Alltag integrieren lassen:

• Wiki-Systeme wie z. B. Collectives, integriert in unserer Collaboration Suite
• Gemeinsame Dokumente, sauber verschlagwortet und versioniert
• Aufgaben-Management mit Kontext, damit Entscheidungen nachvollziehbar bleiben
• Vernetzte Dateiablagen, bei denen man weiss, wo was liegt

Am wichtigsten: Eine durchdachte Struktur, die zu eurer Organisation passt – nicht zu einem Softwarehersteller.

Wie man Wissensweitergabe kultiviert

Wissen ist kein Produkt – sondern ein Prozess. Es muss weitergegeben werden, regelmässig.

Das gelingt nur, wenn Wissensmanagement nicht als lästige Pflicht empfunden wird, sondern Teil der Teamkultur wird:

💬 „Was ich heute weiss, soll morgen jemand anderes nutzen können.“

Hilfreich sind:

• gemeinsame „Wissensstunden“ im Team
• einfache Templates für Doku-Beiträge
• Belohnung statt Kontrolle (z. B. Anerkennung im Teammeeting)
• Mentoring oder Tandems beim Onboarding

Fallstricke vermeiden: kein digitales Archiv ohne Pflege

Ein totes Wiki ist wie ein volles Kellerarchiv: niemand schaut rein. Die häufigsten Stolperfallen:

• Keine Zuständigkeit – niemand fühlt sich verantwortlich
• Veraltete Inhalte – man weiss nicht, was noch gilt
• Fehlende Struktur – es gibt keine Orientierung
• Zu viele Tools – Wissen ist zerstreut statt gebündelt

Deshalb gilt: Weniger ist mehr. Lieber ein einziges, gepflegtes System als fünf, die niemand nutzt.

Fazit: Wissen sichern heisst Zukunft sichern

Gutes Wissensmanagement ist keine technische Frage. Es ist eine Haltungsfrage. Eine Entscheidung dafür, dass Wissen allen gehören darf – nicht nur Einzelpersonen.

Gerade in Gemeinden und kleinen Teams kommt es darauf an, Erfahrungen zu bewahren, Abläufe nachvollziehbar zu machen und nicht immer bei null zu starten.

Wir helfen euch dabei – mit den richtigen Werkzeugen, klaren Strukturen und einer ehrlichen Beratung.

📌 Denn Wissen, das geteilt wird, bleibt – auch wenn Menschen gehen.

Ihr wollt euer Wissen sichern und für alle nutzbar machen?
Lasst uns gemeinsam eine Lösung finden, die zu euch passt – digital, nachhaltig und auf Augenhöhe.